Сб. Лют 8th, 2025

Автоматичний облік заборгованості покупців

Чер21,2024
Бізнес

Співпраця підприємства з організаціями — суб’єктами господарчої діяльності, має різні форми. Компанії:

  • купують;
  • виготовляють продукцію;
  • продають товари та матеріали;
  • надають різноманітні послуги і таке інше.

Але результат їх діяльності вимірюється реальними грошима. Тому слід потурбуватися про чіткість обліку та контролю за фінансами, у тому числі і у відношеннях з покупцями.

Роль контролю заборгованості покупців

Товарно-грошовий обіг між підприємствами регулюється умовами контрактів. Часто товари та послуги надаються в борг — на умовах відтермінування сплати. Ця схема використовується і в виробництві, і в торгівлі, великим, середнім і малим бізнесом.

Звичайно, ефективно управляти підприємством без планування фінансів неможливо, тому важливо чітко, або хоча б з деякими припущеннями, знати які рахунки і коли будуть сплачені. Зараз звіти з такою інформацією готують та надають спеціальні модулі автоматизованих систем обліку.

Модулі контролю дебіторської заборгованості в автоматизованих платформах обліку

Алгоритми контролю заборгованості покупців є важливою частиною систем автоматичного обліку на підприємствах. Вони дозволяють:

  1. Планувати фінансові надходження.
  2. Вчасно реагувати на зміни у зобов’язаннях клієнтів.
  3. Оптимізувати процеси взаєморозрахунків.

Такі модулі вбудовані в системи обліку і управління фінансами та призначені для автоматизації, аналізу та управління дебіторською заборгованістю.

Слід виділити низку функціональних можливостей програми, які мінімально необхідні для ефективного контролю заборгованості покупців.

Налаштування лімітів по часу та сумі

Завдяки використанню такого функціоналу, система автоматично відстежує терміни платежів та оновлює дані про дебіторську заборгованість у реальному часі по кожному клієнту.

Програма дозволяє встановити максимально допустимий обсяг заборгованості кожному з покупців з урахуванням його:

  • платоспроможності;
  • історії платежів та інших факторів.

Важливо, що при цьому контроль лімітів по часу та сумі виконується автоматично.

Регулювання відносин з одним клієнтом по різним контрактам

Працюючи з одним і тим покупцем чи споживачам по декільком договорам, важливо розділити:

  • ліміти заборгованості;
  • дати очікуваних проплат;
  • суми платежів і таке подібне.

Завдяки цьому запобігається виникнення плутанини в обліці та конкретизуються умови співпраці. Можливість такого розподілу також передбачається більшістю облікових платформ, але не завжди ця функція присутня у базовій комплектації програмного продукту.

Підсвітка терміну заборгованості

Корисним модулем облікового програмного забезпечення є алгоритм попередження про прострочення платежів. Система сповіщає про надходження терміну проплати по певним:

  • рахункам;
  • контрактам;
  • актам прийому-передачі робіт чи послуг.

Деякі системи обліку автоматично генерують та надсилають повідомлення для менеджерів і клієнтів про прострочені платежі, або рахунки, які незабаром будуть прострочені. Ця функція може бути корисна для підприємств з великими обсягами торгівлі та значною кількістю клієнтів. В той же час, менеджерам малого та середнього бізнесу достатньо мати таку інформацію, щоб зв’язатися з контрагентом самостійно.

Класифікація клієнтів за терміном та сумою заборгованості

Кожен клієнт має свої особливості і стосунки з різними покупцями відрізняються. Тому важливо мати можливість автоматично класифікувати покупців, в першу чергу, за сумою заборгованості та термінами її погашення.

Особливості вибору системи для автоматизації контролю дебітової заборгованості покупців

Ми перерахували основні можливості, які має надавати програма автоматичного обліку для ефективного контролю дебітової заборгованості. Використання цих алгоритмів дозволяє підприємствам не тільки контролювати та керувати дебіторською заборгованістю покупців, а й оптимізувати оборотні кошти.



Related Post