Що таке апостиль та для чого він потрібен?

Апостиль — спеціальний штамп, що підтверджує легальність певної довідки, диплома чи іншого документу на міжнародному рівні. Проставляється або на оригіналі, або на окремому листі паперу, який підшивається до оригіналу. В окремих випадках можно апостилювати можна копії документів. В такому випадку вони мають бути завірені у нотаріуса.

Безпосередньо сам апостиль не потрібно додатково завіряти у нотаріуса чи легалізувати іншими способами. При цьому, якщо є правові підстави, що відміняють чи спрощують легалізацію конкретного документу, штамп апостиль на ньому може не ставитися.

Коли потрібен апостиль

У 1961 році була підписана Гаазька конвенція. Вона скасувала легалізацію документів через консульства. Це значно спростило процес надання юридичної сили різноманітним довідкам, дипломам та іншим документам, які можно законно використовувати в інших країнах. До цієї конвенції приєдналося 124 країни, серед яких Німеччина, Греція, Італія, Китай, США, Португалія.

Відповідно, робити апостиль документів необхідно проставляти перед відвідуванням цих країн. Для країн, які не підписали   Гаазьку Конвенцію, діють інші форми легалізації документів (які саме — залежить від конкретної країни).

Яку форму має апостиль

Штамп має включати наступні реквізити:

• Країну та місто;
• Прізвище, посаду та підпис посадовця, який підписав документ, що засвідчується штампом;
• Найменування державної установи, печаткою/штампом якої скріплено документ;
• Дату проставлення штампу;
• Номер апостиля;
• Печатка/штамп державної установи, де він був проставлений;

Які документи необхідно апостилювати

Апостилюванню зазвичай підлягають документи, видані:

• судами та прокуратурами
• органами юстиції
• приватними та державними нотаріусами
• РАГСами
• органами освіти
• іншими державними установами

Серед документів, що підлягають апостилюванню: військові квитки, технічні паспорти на майно, дипломи про освіту та додатки до них, паспорти, свідоцтва про шлюб/розлучення, народження/смерть. З детальним списком та процедурою апостилювання можна ознайомитись на сайті.

У яких відомствах ставлять апостиль

В Україні поставити апостиль можна в:

• МОН (Міністерство освіти) — на дипломах, додатках до них та інших довідках/свідоцтвах про освіту.
• Мін’юсті (Міністерство юстиції) — на паперах, що були сформовані нотаріусом, судовою інстанцією чи іншим органом юстиції.
• МЗС (Міністерство закордонних справ) — на будь-яких інших довідках, висновках, свідченнях тощо.

Апостилювати документи, видані українськими державними та іншими органами, можна лише на території України. Тобто не можна поставити апостиль в українському консульстві чи посольстві за кордоном.

Важливо! Зміни в апостилюванні документів від 1 січня 2023 року

Зміни торкнулися державних структур та міністерств, у яких можна апостилювати документи. Так, з 1 січня 2023 року:

1. У МЗС та його підрозділах можна поставити штамп на папери, видані цим же міністерством або його територіальними органами, а також документи, що належать до сфери науки та освіти.
2. Документи про освіту також можна апостилювати у МОН (і у його регіональних підрозділах), та у навчальних закладах, організаціях та компаніях, які надають послуги у сфері освіти чи займаються діяльністю, пов’язаною з наданням відповідних послуг.
3. У Мін’юсті можна поставити апостиль на документах, виданих судами, державними архівами, органами пробації та виконання покарань. Також у Міністерстві юстиції можна проапостилювати документи, оформлені нотаріусами (приватними чи державними).
4. Документи, які стосуються сфери міграції, можна апостилювати у Міграційній службі України та її територіальних підрозділах.